Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") kapsamında veri sorumlusu:

Suna Sorgüven İrfan – Yarım Elma Koçluk, Eğitim ve Danışmanlık Hizmetleri

BestEX, veri sorumlusu tarafından sunulan çalışan deneyimi ölçüm, analiz ve raporlama hizmetinin ürün/marka adındır.

KVKK kapsamındaki soru ve başvurularınız için:

KVKK İrtibat Kişisi

Orçun İrfan

E-posta

orcun.irfan@yarim-elma.com

Web

www.bestex.com.tr

2. BestEX'in Veri İşleme Yaklaşımı

BestEX, çalışan deneyimi ölçümlerinin çalışan kimliği toplanmadan yürütülmesi esasına göre tasarlanmıştır.

BestEX çalışan anketlerinde katılımcılardan ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası, çalışan/sicil numarası veya katılımcıyı doğrudan tanımlamak amacıyla kullanılabilen benzeri kimlik bilgileri talep edilmez.

Katılım, ilgili ölçüm için oluşturulan bağlantı veya QR kod üzerinden gerçekleştirilir. Katılımcının BestEX'te kullanıcı hesabı oluşturması gerekmez.

Anket kapsamında verilen cevaplar ve ölçüm için belirlenen demografik/kırılım bilgileri bir yanıt kaydı altında tutulabilir; ancak bu kayıt BestEX tarafından katılımcının adı, e-posta adresi veya çalışan kimliğiyle eşleştirilmez.

BestEX ayrıca çalışan listelerinin sisteme yüklenmesini gerektirmez.

3. İşlenen Veri Kategorileri

BestEX hizmetinin kullanılması kapsamında aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir.

A. Çalışan deneyimi ölçüm verileri

Katılımcılar tarafından anket sorularına verilen cevaplar.

B. Demografik ve organizasyonel kırılım verileri

Müşteri kurum tarafından ilgili ölçüm için seçilmesi halinde; bölge, il, departman, cinsiyet, yaş, kıdem, unvan ve çalışma lokasyonu gibi analiz amacıyla kullanılan kategorik bilgiler.

Bu bilgiler çalışanların kimliğini belirlemek amacıyla değil, çalışan deneyimi sonuçlarının farklı çalışan grupları bakımından analiz edilmesi amacıyla kullanılır.

C. Yanıt kalitesi ve güvenliği verileri

Anketin başlama ve tamamlanma zamanı, toplam tamamlama süresi, kontrol sorularına ilişkin sonuçlar, yanıtın analiz için uygunluk durumu, otomatik güvenlik ve kalite kontrollerine ilişkin teknik kayıtlar ve benzeri sinyaller.

Bu bilgiler ölçüm bütünlüğünün korunması, hatalı veya güvenilir olmayan yanıtların tespiti edilmesi ve analiz veri setinin oluşturulması amacıyla kullanılır.

D. Müşteri kurum bilgileri

Kurum adı ve/veya ticari unvanı, sektör, çalışan sayısı aralığı, organizasyon yapısı ve birimleri, ölçüm bilgileri ve raporlama için gerekli kurumsal bilgiler.

E. Kurum irtibat ve yetkili kullanıcı bilgileri

Hizmetin kurulması, yürütülmesi, raporlanması ve müşteri iletişiminin sağlanması amacıyla kurum yetkililerine ait ad-soyad, iş e-posta adresi, kullanıcı hesabı ve yetkilendirme bilgileri gibi veriler işlenebilir.

F. İşlem güvenliği ve denetim kayıtları

Yetkili kullanıcıların ve BestEX yöneticilerinin sistem üzerindeki işlemlerine ilişkin kullanıcı, zaman, işlem, yetki, güvenlik ve denetim kayıtları tutulabilir.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Yukarıdaki veriler;

• BestEX hizmetinin kurulması ve yürütülmesi,
• çalışan deneyimi ölçümlerinin gerçekleştirilmesi,
• anket yanıtlarının kalite ve güvenilirlik kontrollerinin yapılması,
• istatistiksel analizlerin gerçekleştirilmesi,
• çalışan deneyimi skorlarının, kırılımlarının ve diğer analitik sonuçların oluşturulması,
• müşteri raporlarının hazırlanması ve sunulması,
• hizmet ve hesap güvenliğinin sağlanması,
• yetkilendirme ve erişim kontrollerinin yürütülmesi,
• sistem işlemlerinin kayıt altına alınması ve denetlenebiliğinin sağlanması,
• teknik sorunların tespit edilmesi ve hizmetin sürekliliğinin sağlanması,
• sözleşmesel ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• uyuşmazlıkların çözümü ve hukuki hakların korunması

amaçlarıyla sınırlı olarak işlenebilir.

5. Çalışan Gizliliğinin Korunması

BestEX, bireysel çalışan yanıtlarının müşteri kurum tarafından görüntülenmesini engelleyen bir raporlama yaklaşımı uygular.

Bir kırılım veya çalışan grubunda yeterli katılımcı sayısına ulaşılmadığında sonuç gösterilmez. BestEX'in mevcut raporlama standardında bu eşik en az 5 geçerli yanıt (N≥5) olarak uygulanır.

Eşiğin altında kalan gruplara ait bireysel sonuçlar veya grup skorları müşteri raporlarında gösterilmez. Bu yanıtlar, gerekli gizlilik koşulları sağlandığında daha üst seviyedeki toplulaştırılmış analizlere dahil edilebilir.

Müşteri kurumlara çalışan bazında ham yanıt erişimi sağlanmaz.

Bu yaklaşım, çalışanların değerlendirmelerinin bireysel olarak izlenmesi yerine toplulaştırılmış çalışan deneyimi örüntülerinin analiz edilmesini amaçlar.

6. Yapay Zekâ Destekli Analiz ve Yorumlama

BestEX, analitik sonuçların yorumlanması ve rapor anlatılarının oluşturulması amacıyla yapay zekâ destekli sistemlerden yararlanabilir.

Yapay zekâ sistemi çalışanların ham anket verilerine erişemez. Bireysel anket yanıtları, demografik/kırılım bazındaki bireysel yanıt kayıtları veya çalışan kimliğine ilişkin herhangi bir bilgi yapay zekâ sistemine sunulmaz.

Yapay zekâ yalnızca BestEX analiz motoru tarafından önceden hesaplanmış ve onaylanmış toplulaştırılmış istatistiksel analiz sonuçlarına erişir. Yapay zekânın işlevi bu istatistiksel sonuçları hesaplamak değil; BestEX metodolojisi kapsamında üretilmiş skor, ilişki, etki, öncelik ve diğer analitik bulguları yorumlamak ve rapor anlatısının oluşturulmasına destek olmaktır.

Bu nedenle yapay zekâ, çalışanların bireysel yanıtlarını inceleyen veya çalışan bazında karar veren bir sistem olarak kullanılmaz.

Yapay zekâ tarafından oluşturulan yorumlar otomatik olarak müşteri raporuna yayımlanmaz. Üretilen içerik BestEX tarafından incelenebilir, düzenlenebilir ve ancak onaylandıktan sonra yayımlanabilir.

7. Kişisel Verilerin Aktarılması ve Hizmet Sağlayıcılar

BestEX hizmetinin sunulması için barındırma, veri tabanı, kimlik doğrulama, güvenlik, teknik altyapı ve yapay zekâ hizmetleri sağlayan üçüncü taraf hizmet sağlayıcılardan yararlanılabilir.

Bu kapsamda kişisel veriler, hizmetin yürütülmesi için gerekli olduğu ölçüde ve KVKK'nın 8 ve 9 uncu maddelerinde öngörülen şartlar ve uygun güvenceler çerçevesinde yurt içinde veya yurt dışında bulunan hizmet sağlayıcılara aktarılabilir.

BestEX altyapısında mümkün olduğu ölçüde Avrupa bölgesinde veri barındırma tercih edilmektedir. Bununla birlikte Avrupa Ekonomik Alanı içerisinde gerçekleştirilen veri işleme ve saklama faaliyetleri de KVKK kapsamında yurt dışına veri aktarımı niteliğinde olabilir.

Yurt dışına kişisel veri aktarımının söz konusu olduğu durumlarda yürürlükteki mevzuatta öngörülen aktarım şartları ve uygun güvence mekanizmaları uygulanır.

8. Kişisel Verilerin Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel veriler; BestEX internet uygulaması, kullanıcı hesapları, müşteri kurum tarafından sağlanan kurumsal bilgiler, çalışan deneyimi anketleri, sistem ve güvenlik kayıtları ile hizmetin yürütülmesi sırasında kullanılan elektronik kanallar aracılığıyla otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanabilir.

Veriler, niteliğine ve işleme faaliyetine göre KVKK'nın 5 inci maddesinde yer alan;

• bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması,
• veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması

hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilir.

Açık rızanın hukuki işleme şartı olduğu özel bir faaliyetin ileride devreye alınması halinde, ilgili kişiden söz konusu faaliyet için ayrıca ve açık biçimde rıza alınır.

9. Saklama ve Silme

Kişisel veriler, işlendikleri amaç için gerekli süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen yasal saklama süreleri dikkate alınarak muhafaza edilir.

Saklama süresinin sona ermesi veya veri işleme amacının ve ilgili hukuki sebebin ortadan kalkması halinde kişisel veriler, uygulanabilir mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Farklı veri kategorileri için uygulanacak saklama süreleri; hizmet ilişkisi, sözleşmesel yükümlülükler, finansal ve hukuki yükümlülükler, bilgi güvenliği ve olası hukuki talepler dikkate alınarak belirlenir.

10. İlgili Kişinin KVKK Kapsamındaki Hakları

KVKK'nın 11 inci maddesi kapsamında ilgili kişiler;

• kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• kişisel verilerin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme,
• KVKK'da öngörülen şartların oluşması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucunda kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• kişisel verilerin kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

11. Başvuru

KVKK kapsamındaki taleplerinizi:

KVKK İrtibat Kişisi

Orçun İrfan

E-posta

orcun.irfan@yarim-elma.com

üzerinden iletebilirsiniz.

Başvurunun niteliğine göre kimliğin doğrulanması veya mevzuatta öngörülen diğer başvuru yöntemlerinin kullanılması talep edilebilir.

Başvurular KVKK ve ilgili mevzuatta öngörülen usul ve süreler çerçevesinde değerlendirilir ve sonuçlandırılır.