Hizmet Sözleşmesi ve Kullanım Koşulları

1. Taraflar

İşbu Hizmet Sözleşmesi ve Kullanım Koşulları ("Sözleşme");

Hizmet Sağlayıcı: Suna Sorgüven İrfan – Yarım Elma Koçluk, Eğitim ve Danışmanlık Hizmetleri ("BestEX" veya "Hizmet Sağlayıcı")

ile BestEX hizmetinden yararlanan ve teklif veya hizmet formunda bilgileri belirtilen kurum ("Müşteri") arasında akdedilmiştir.

BestEX, Hizmet Sağlayıcı tarafından sunulan çalışan deneyimi ölçüm, analiz, içgörü ve raporlama ürününün/markasının adıdır.

2. Sözleşmenin Konusu

Bu Sözleşmenin konusu, Müşterinin BestEX çalışan deneyimi ölçüm ve analiz hizmetinden yararlanmasına ilişkin tarafların hak ve yükümlülüklerinin belirlenmesidir.

BestEX; çalışan deneyimi verilerinin toplanması, istatistiksel olarak analiz edilmesi, toplulaştırılmış sonuçların raporlanması ve bu sonuçlardan hareketle karar desteği sağlayan içgörülerin oluşturulması amacıyla kullanılan bir çalışan deneyimi ölçüm ve analiz sistemidir.

Müşteriye sunulacak ürün kapsamı, ölçüm sayısı, katılımı kapsamı, raporlama, danışmanlık veya diğer ek hizmetler taraflar arasında kabul edilen teklif veya hizmet formunda ayrıca belirlenebilir.

3. Hizmetin Kapsamı ve Rapor Teslimi

BestEX hizmeti, satın alınan ürün ve hizmet kapsamına göre aşağıdaki bileşenlerin tamamını veya bir bölümünü içerebilir:

• çalışan deneyimi anketinin oluşturulması ve yayımlanması,
• ölçüme özel katılım bağlantısı ve/veya QR kod oluşturulması,
• yanıtların güvenli biçimde alınması,
• yanıt kalitesi ve kontrol mekanizmalarının uygulanması,
• çalışan deneyimi skorlarının hesaplanması,
• istatistiksel ilişki ve etki analizlerinin gerçekleştirilmesi,
• organizasyonel ve demografik kırılım analizlerinin oluşturulması,
• önceliklendirme ve karar desteği analizlerinin hazırlanması,
• yapay zekâ destekli analitik yorumlama,
• müşteri raporunun hazırlanması ve sunulması,
• satın alınan pakete dahil olması halinde ek raporlama, danışmanlık veya değerlendirme hizmetleri.

BestEX interaktif müşteri raporu, Müşteriye özel oluşturulan erişim bağlantısı üzerinden sunulur. Aksi taraflarca ayrıca kararlaştırılmadıkça interaktif rapora erişim, raporun Müşteriye sunulduğu tarihten itibaren 1 ay süreyle açık tutulur.

Müşteri, kendisine sunulan rapor ve analiz sonuçlarını PDF ve Excel formatlarında dışa aktarabilir. Excel dışa aktarımı topluıştırılmış raporlama ve analiz çıktılarını kapsar; çalışan bazında ham anket verilerini veya bireysel yanıt kayıtlarını içermez. Interaktif rapor erişim süresinin sona ermesi, Müşterinin daha önce dışa aktardığı rapor dosyalarını kurum içi amaçlarla kullanma hakkını ortadan kaldırmaz.

BestEX, ürünün metodolojisini, soru setini, analiz yöntemlerini ve kullanıcı deneyimini bilimsel, teknik veya operasyonel gerekçelerle geliştirebilir. Devam eden bir ölçümün karşılaştırılabilirliğini veya Müşterinin satın aldığı hizmetin temel niteliğini esaslı biçimde değiştirecek değişiklikler mevcut ölçüme geriye dönük uygulanmaz.

4. Ölçümün Kurulması

Müşteri, ölçümün kurulabilmesi için BestEX tarafından talep edilen kurum, organizasyon yapısı ve ölçüm kapsamına ilişkin gerekli bilgileri doğru ve güncel şekilde sağlar.

Müşteri tarafından belirlenen organizasyonel ve demografik kırılımlar BestEX'in teknik ve gizlilik kurallarına uygun biçimde sisteme tanımlanır.

BestEX çalışan listesi yüklenmesini gerektirmez. Katılımcılar kendilerine iletilen genel ölçüm bağlantısı veya QR kod aracılığıyla ankete erişir.

Müşteri, ölçüm bağlantısının yalnızca ölçüm kapsamındaki çalışanlara ve uygun iletişim kanallarıyla ulaştırılmasından sorumludur.

5. Katılım ve Yanıt Kalitesi

BestEX ölçümlerinde katılımcıların doğru, bağımsız ve kendi deneyimlerini yansıtan cevaplar vermesi esastır.

BestEX; ölçüm güvenilirliğini korumak amacıyla kontrol soruları, yanıt süresi kontrolleri, teknik güvenlik kontrolleri ve diğer kalite sinyallerini kullanabilir.

BestEX metodolojisi kapsamında geçersiz veya yeterli güvenilirlik kriterlerini karşılamayan yanıtlar analiz veri setinin dışında bırakılabilir.

Müşteri, çalışanları belirli cevaplar vermeye yönlendiremez, yanıtları manipüle etmeye çalışamaz veya ölçüm sonuçlarının güvenilirliğini bozacak uygulamalarda bulunamaz.

Asgari Katılım Oranı ve Raporlama

BestEX analizlerinin temsil gücünün ve istatistiksel güvenilirliğinin korunması amacıyla, ölçüm kapsamındaki Planlanan Katılımcı sayısına göre Geçerli Yanıt oranının yeterli düzeyde olması esastır.

Geçerli Yanıt / Planlanan Katılımcı oranının %60'ın altında kalması halinde BestEX; katılım düzeyini, örneklem yapısını ve analizlerin güvenilirliğini değerlendirerek raporu oluşturmama, yayınlamama veya Müşterinin erişimine açmama hakkına sahiptir.

Asgari katılım oranına ulaşılamaması nedeniyle BestEX'in raporu oluşturmaması, yayınlamaması veya erişime açmaması halinde ödenmiş hizmet bedeli iade edilmez, Müşteri ücret iadesi talebinde bulunamaz ve aynı ölçüm veya hizmet BestEX tarafından bilabedel olarak yeniden sunulmaz. Yeni bir ölçüm talep edilmesi halinde bu çalışma ayrıca ücretlendirilir.

BestEX'in bu kararı, yeterli temsil gücüne sahip olmayan veya yanıltıcı olabilecek sonuçların raporlanmasını önlemek ve BestEX metodolojisinin bütünlüğünü korumak amacıyla alınır.

6. Gizlilik, Ham Veri ve Raporlama Eşiği

BestEX kişi bazında analiz veya raporlama yapmaz ve bu amaçla tasarlanmamıştır.

Müşteriye çalışan bazında ham anket verileri veya bireysel yanıt kayıtları hiçbir şekilde sunulmaz.

Bir çalışan grubu, ekip veya kırılım için sonuçların oluşturulabilmesi ve görüntülenebilmesi için en az 5 geçerli yanıt (N≥5) bulunması gerekir.

N<5 olan ekip veya kırılımların sonuçları yalnızca Müşteriden gizlenmez; BestEX'in raporlama ve analiz arayüzlerinde de ayrı bir grup olarak erişilebilir, görüntülenebilir veya raporlanabilir değildir.

Bu gruplardaki yanıtlar yalnızca N≥5 gizlilik koşulunun sağlandığı daha üst organizasyon seviyelerindeki toplulaştırılmış analizlerin hesaplanmasına dahil edilebilir.

Müşteri, BestEX'ten N<5 gruplara, bireysel çalışan yanıtlarına veya çalışan bazında ham verilere erişim talep edemez; raporlar veya diğer sonuçlar üzerinden çalışanların kimliğini belirlemeye, tahmin etmeye veya yeniden tanımlamaya yönelik girişimde bulunamaz.

Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin ayrıntılı hükümler, işbu Sözleşmenin eki niteliğindeki Kişisel Veri İşleme ve Güvenlik Protokolü (DPA) kapsamında düzenlenir.

7. Analizler ve Yapay Zekâ Destekli Yorumlama

BestEX'in istatistiksel hesaplamaları BestEX analiz motoru tarafından gerçekleştirilir.

BestEX, analiz motorunun oluşturduğu toplulaştırılmış istatistiksel sonuçların yorumlanması ve rapor anlatılarının hazırlanmasına destek olmak amacıyla yapay zekâ sistemlerinden yararlanabilir.

Yapay zekâ sistemi çalışanların ham anket yanıtlarına erişemez. Bireysel yanıtlar veya bireysel demografik/kırılım kayıtları yapay zekâ sistemine sunulmaz.

Yapay zekâ yalnızca analiz motorunun önceden hesapladığı toplulaştırılmış istatistiksel sonuçları yorumlar.

Yapay zekâ tarafından oluşturulan içerik otomatik olarak nihai müşteri raporu niteliği kazanmaz. İçerik BestEX tarafından incelenebilir, düzenlenebilir ve onaylandıktan sonra yayımlanabilir.

8. Raporların ve Analizlerin Niteliği

BestEX tarafından sunulan skorlar, istatistiksel analizler, yorumlar ve öneriler karar destek amacı taşır.

Sonuçlar; ölçüm döneminde elde edilen katılımcı yanıtlarına, kullanılan soru setine, örneklem büyüklüğüne, organizasyonel yapıya ve uygulanan istatistiksel yöntemlere dayanır.

BestEX sonuçları tek başına çalışanlar hakkında işe alım, işten çıkarma, ücret, terfi, performans değerlendirmesi veya benzeri bireysel istihdam kararlarının verilmesi amacıyla tasarlanmamıştır.

Müşteri, BestEX sonuçlarının kendi organizasyonel bağlamı içerisinde değerlendirilmesinden ve sonuçlara dayanarak alınacak yönetim kararlarından sorumludur.

BestEX belirli bir çalışan bağıllığı, performans, finansal sonuç veya organizasyonel sonuç garanti etmez.

9. Müşterinin Yükümlülükleri

Müşteri;

• BestEX'e sağladığı bilgilerin doğru ve güncel olmasını,
• ölçümün hukuka uygun şekilde yürütülmesi için kendi sorumluluğundaki yükümlülükleri yerine getirmeyi,
• çalışanları ölçüm hakkında uygun biçimde bilgilendirmeyi,
• BestEX'e talep edilmeyen kişisel veya özel nitelikli kişisel verileri aktarmamayı,
• hesap ve erişim bilgilerini yetkisiz kişilerle paylaşmamayı,
• BestEX'i hukuka aykırı, yanıltıcı veya sistemi kötüye kullanmaya yönelik amaçlarla kullanmamayı,
• çalışanların bağımsız cevap verme hakkına müdahale etmemeyi,
• BestEX'in fikri mülkiyet haklarına ve kullanım sınırlarına uymayı

kabul eder.

10. Ücretlendirme ve Faturalama

BestEX hizmetinin kapsamı, bedeli, ödeme planı ve varsa ek hizmet ücretleri Müşteriye sunulan teklif veya hizmet formunda belirlenir.

Aksi yazılı olarak kararlaştırılmadıkça belirtilen ücretlere yürürlükteki vergiler ayrıca uygulanır.

Faturalar, taraflar arasında kararlaştırılan ödeme planına uygun olarak düzenlenir.

Müşteri tarafından talep edilen ve satın alınan hizmet kapsamının dışında kalan ek ölçüm, analiz, danışmanlık, özel raporlama, entegrasyon veya benzeri çalışmalar ayrıca ücretlendirilebilir.

11. Fikri Mülkiyet Hakları ve Tersine Mühendislik

BestEX markası, metodolojisi, soru setleri, ölçüm modeli, skor hesaplama yöntemleri, analiz modelleri, yazılımı, sistem mimarisi, veri modeli, kullanıcı arayüzü, rapor yapısı, görsel tasarımları, metinleri, algoritmaları ve bunlarla bağlantılı fikri ve sınai haklar Hizmet Sağlayıcıya ve/veya ilgili hak sahiplerine aittir.

Müşteriye, satın aldığı hizmet süresince ve hizmetin amacıyla sınırlı olmak üzere BestEX'i kullanma hakkı verilir. Bu kullanım hakkı herhangi bir fikri mülkiyet hakkının devri anlamına gelmez.

Müşteri; BestEX yazılımını, sistem mimarisini, veri modelini, algoritmalarını, hesaplama yöntemlerini, analiz motorunu, soru setlerini, metodolojisini veya bunların herhangi bir bölümünü doğrudan veya dolaylı olarak tersine mühendislik, decompile, disassemble, kaynak kod çıkarmı, sistematik analiz, otomatik veri toplama veya benzeri yöntemlerle inceleyerek yeniden üretemez, kopyalayamaz, türevini oluşturamaz veya işlevsel olarak eşdeğer bir ürün ya da hizmet geliştirmek amacıyla kullanamaz.

Müşteriye sunulan rapor, Excel veya diğer çıktılar üzerindeki kullanım hakkı, bu çıktılardan BestEX'in algoritmalarının, metodolojisinin veya sistem mimarisinin çıkarılması ya da yeniden üretilmesi hakkını içermez.

Bu hükünün ihlali halinde Hizmet Sağlayıcının fikri ve sınai mülkiyet hakları, haksız rekabet hükümleri, sözleşmeden doğan hakları ve ilgili mevzuat kapsamında sahip olduğu her türlü talep, tazminat ve yasal başvuru hakkı saklıdır.

Müşteri kendi kurumuna ait BestEX raporlarını kurum içi yönetim, analiz ve gelişim amaçlarıyla kullanabilir.

12. Gizlilik

Taraflar, hizmet ilişkisi kapsamında öğrendikleri ve kamuya açık olmayan ticari, teknik, finansal veya organizasyonel bilgileri gizli tutmayı kabul eder.

BestEX, Müşteriye ait ölçüm sonuçlarını Müşterinin izni olmaksızın üçüncü kişilere Müşteriyi tanımlayacak şekilde açıklamaz; hukuki yükümlülükler ve hizmetin sunulması için gerekli veri işleme faaliyetleri saklıdır.

Müşteri de BestEX'e ait kamuya açık olmayan teknik, metodolojik ve ticari bilgileri üçüncü kişilere açıklamaz.

13. Referans Kullanımı

Müşterinin adı, logosu, ölçüm sonuçları veya BestEX müşterisi olduğu bilgisi, Müşterinin önceden izni olmaksızın BestEX tarafından kamuya açık referans, tanıtım veya reklam amacıyla kullanılmaz.

Taraflar referans kullanımına ayrıca yazılı olarak karar verebilir.

14. Hizmet Sürekliliği ve Teknik Değişiklikler

BestEX, hizmetin güvenli, erişilebilir ve güncel tutulması için makul teknik ve organizasyonel tedbirleri alır.

Planlı bakım, güvenlik güncellemeleri, üçüncü taraf altyapı kesintileri, internet erişim sorunları, mücbir sebepler veya BestEX'in makul kontrolü dışındaki teknik olaylar nedeniyle hizmette geçici kesintiler meydana gelebilir.

BestEX, mümkün olduğu ölçüde planlı ve hizmeti önemli ölçüde etkileyen kesintiler konusunda Müşteriyi bilgilendirir.

15. Üçüncü Taraf Hizmetler

BestEX hizmetinin sunulması sırasında barındırma, veri tabanı, güvenlik, kimlik doğrulama, yapay zekâ ve diğer teknik altyapı hizmetleri için üçüncü taraf sağlayıcılardan yararlanabilir.

Kişisel verilerin bu hizmet sağlayıcılar tarafından işlenmesine ilişkin hükümler DPA ve ilgili KVKK dokümanlarında düzenlenir.

16. Sorumluluğun Sınırları

BestEX, hizmeti mesleki özen ve makul teknik standartlar çerçevesinde sunmayı taahhüt eder.

BestEX; Müşterinin yanlış veya eksik bilgi sağlamasından, ölçümün Müşteri tarafından hatalı uygulanmasından, çalışanların cevaplarından, Müşterinin BestEX analizlerini amaca dışında kullanmasından veya sonuçlara dayanarak aldığı bağımsız yönetim kararlarından kaynaklanan sonuçlardan sorumlu tutulamaz.

Tarafların emredici mevzuattan doğan ve sözleşmeye sınırlandırılması mümkün olmayan sorumlulukları saklıdır.

17. Sözleşmenin Süresi ve Feshi

Sözleşmenin süresi ve satın alınan hizmet dönemi teklif veya hizmet formunda belirtilir.

Taraflardan birinin Sözleşme kapsamında esası yükümlülüklerinden birini ihlal etmesi ve kendisine yazılı olarak bildirilen makul süre içerisinde ihlali gidermemesi halinde diğer taraf Sözleşmeyi haklı nedenle feshedebilir.

BestEX; sistem güvenliği tehdit eden, çalışan gizliliğini ihlal etmeye yönelik olan, hukuka aykırı veya ölçüm sonuçlarını manipüle etmeyi amaçlayan kullanımlarda hizmeti geçici olarak durdurabilir veya ihlalin niteliğine göre Sözleşmeyi haklı nedenle feshedebilir.

Feshih, feshih tarihinden önce doğmuş ödeme ve diğer yükümlülükleri ortadan kaldırmaz.

Kişisel verilerin hizmet sona erdikten sonraki durumu DPA kapsamında düzenlenir.

18. Mücbir Sebep

Doğal afet, savaş, terör, salgın, kamu otoritesi kararları, yaygın internet veya altyapı kesintileri ve tarafların makul kontrolü dışında gelişen benzeri olaylar nedeniyle yükümlülüklerin yerine getirilememesi halinde etkilenen taraf, mücbir sebebin etkisi ölçüsünde sorumlu tutulmaz.

19. Değişiklikler

BestEX, mevzuat, teknoloji, ürün özellikleri veya hizmet modelindeki değişiklikler nedeniyle bu Sözleşmede değişiklik yapabilir.

Devam eden ve bedeli ödenmiş hizmetin temel kapsamını Müşteri aleyhine esası biçimde değiştiren hükümler, Müşterinin kabulü olmaksızın geriye dönük uygulanmaz.

20. Uygulanacak Hukuk ve Uyuşmazlıklar

Bu Sözleşmeye Türkiye Cumhuriyeti hukuku uygulanır.

Taraflar, uyuşmazlıkların öncelikle iyi niyetli müzakere yoluyla çözülmesi için makul çabayı gösterir.

Yetkili mahkeme ve icra daireleri, taraflar arasındaki teklif veya hizmet formunda ayrıca belirlenebilir; emredici yetki kuralları saklıdır.

21. Yürürlük

Bu Sözleşme, Müşterinin ilgili teklif veya hizmet formunu kabul etmesiyle yürürlüğe girer.

Aşağıdaki dokümanlar uygulanabilir oldukları ölçüde Sözleşmenin tamamlayıcı parçalarıdır:

• BestEX 2.0 Kişisel Veri İşleme ve Güvenlik Protokolü (DPA)
• BestEX 2.0 KVKK Aydınlatma Metni
• taraflar arasında kabul edilen teklif veya hizmet formu.